Instructions

A - THÉMATIQUE DES SYMPOSIA

Le programme scientifique de NeuroFrance 2019 comptera 42 symposia. Ils seront sélectionnés en favorisant, notamment, les propositions portant sur des thèmes d'actualité les plus dynamiques, touchant une audience large, et dont les intervenants proposés sont de qualité reconnue.

Les symposia pourront porter sur :

• Une thématique d’intérêt général pour un groupe de discipline,
• Une thématique transversale s’adressant à un public plus large pouvant intéresser plusieurs groupes de discipline,
• Une méthodologie ou une technique émergente,
• L’activité d’un club affilié à la Société des Neurosciences, un GDR(i), un programme pédagogique,
• Une thématique spéciale et sponsorisée ; symposium organisé avec un partenaire (société savante, partenaire privé…).

Les propositions dont le thème a déjà été traité lors du précédent colloque ne seront pas prises en compte à moins que celles-ci ne mettent l'accent sur de nouveaux aspects scientifiques (à justifier dans le descriptif du symposium).

B - FORMAT DES SYMPOSIA

Tous les symposia ont une durée totale de 2 heures.

Chaque symposium comprendra :

• une courte introduction faite par le président du symposium (5 minutes)
• 4 présentations de 25 minutes chacune (incluant les questions) par les orateurs proposés lors de la soumission du symposium. Les organisateurs du symposium ont la liberté de remplacer l’une de ces présentations par une table ronde.
• 15 minutes consacrées à une présentation de jeune chercheur, sélectionnée à partir des résumés soumis entre octobre et fin décembre 2018.
• Ces présentations de jeunes chercheurs seront sélectionnées par le Comité scientifique, en associant les présidents de symposia au choix final.

Les symposia sponsorisés ou organisés par des clubs, GDR(I) et programmes pédagogiques ont un format libre, qui doit tenir cependant dans un format de 2 heures également. Il est à noter que l’implication de jeunes chercheurs fera partie des critères de sélection.

C - CHOIX DES PRESIDENTS ET ORATEURS

Contraintes

• Un président de symposium au colloque 2017 ne peut pas être président au colloque 2019,
• Un orateur de symposium au colloque 2017 ne peut pas être orateur au colloque 2019,
• Les membres du Comité Local peuvent être orateurs (s’ils n’ont pas été orateurs au colloque précédent) à l’exception du Président et des vice-Présidents,
• Aucun membre du Comité scientifique ne peut présider ou être orateur d'un symposium lors du colloque 2019,
• Une personne ne peut participer qu’à une seule session (symposium ou conférence) dans le cadre d’un même colloque,
• Un symposium doit être présidé par une ou deux personnes. Les présidents peuvent aussi être orateurs.

Pour rechercher des noms de présidents ou orateurs du colloque précédent, vérifiez le programme du colloque 2017 en utilisant l’option de recherche.

Recommandations concernant les orateurs

Dans la mesure du possible, un équilibre hommes / femmes devra être respecté.

Les participants d’un symposium doivent appartenir à des laboratoires différents. La diversité géographique de l’origine des participants sera prise en compte.

Consentement

Les candidats proposés doivent avoir donné leur accord de participation en cas de sélection. Cet accord vaut engagement de participation si la proposition est retenue (voir la rubrique Accord).
Une personne peut participer à plusieurs propositions. Cependant, une fois acceptée, cette personne ne pourra participer qu’à un seul symposium.

D - PREPARATION D’UNE PROPOSITION

Langue

Les propositions de symposia doivent être soumises en anglais mais les titres des présentations doivent être en anglais et en français. Lors du colloque, il sera demandé aux orateurs de faire leur présentation en anglais.

Rédaction des propositions

Un descriptif clair et précis est essentiel pour que le Comité scientifique puisse évaluer l'intérêt de la proposition.
Le critère de base pour la sélection est l'intérêt scientifique du sujet, la qualité des orateurs dans le domaine concerné et leur capacité à présenter leur travail à un public multidisciplinaire.

Le titre doit être aussi bref, concis et précis que possible.

Le descriptif doit :

• définir l'objectif et le contenu scientifique de la proposition, ainsi que les groupes de disciplines concernés.
• justifier le choix des participants et leur qualité scientifique.
• présenter le caractère innovant et l'intérêt scientifique dans un contexte de recherche internationale.
• expliquer le format choisi (nombre d’orateurs, table ronde…)

Un formulaire (voir annexe 1) est à remplir pour chacun des participants (présidents et orateurs). Il est essentiel de renseigner chacune des parties. Aucune proposition incomplète ne sera examinée par le Comité scientifique.

Soumettre et éditer une proposition

Toute proposition doit être soumise en ligne entre le 15 janvier et le 12 février 2018 (inclus), en se connectant sur le site internet du colloque.

Lors de la soumission de la proposition, il sera demandé de désigner un président qui assurera toute correspondance avec la Société des Neurosciences (en cas de co-présidence, un seul sera désigné comme correspondant).
À la fin de la soumission de la proposition, le président se verra attribuer un numéro de proposition et un code confidentiel. Ces codes permettront au président d'accéder à sa proposition pour la modifier ou même la retirer, jusqu'à la date limite de soumission (option "visualiser / modifier" de la page "soumettre une proposition"). Aucune modification ne sera acceptée après la date limite.
Un reçu sans les codes d’accès sera envoyé aux autres partenaires, avec la possibilité de consulter la proposition, sans pour autant pouvoir la modifier. Si des modifications sont nécessaires, les partenaires sont invités à en discuter avec le président qui sera responsable de l'édition de la proposition.

Note : les codes d'accès ne doivent être utilisés que par le président. La Société des Neurosciences décline toute responsabilité en cas de divulgation ou de mauvais usage de ces codes.

E - CALENDRIER DE SELECTION

Le programme sera établi en 2 étapes :

1ère étape : avril 2018, le Comité scientifique examinera et sélectionnera les symposia.

2e étape : début 2019, les symposia retenus seront complétés par une présentation de jeune chercheur, sélectionnée à partir des résumés soumis entre octobre et fin décembre 2018. Après une pré-sélection par le Comité scientifique, le choix final sera fait en accord avec le président du symposium.

F - DATES IMPORTANTES

• Symposia – 1ere étape : soumission des propositions du 15 janvier au 12 février 2018 (inclus)
• Décision transmise aux organisateurs : fin avril 2018
• Inscriptions : octobre 2018 jusqu'au colloque
• Soumission de résumé, avec possibilité de sélection pour présentation dans un symposium : octobre – fin décembre 2018
• Soumission de résumé pour présentation poster uniquement : octobre 2018 - mi-février 2019
• Symposia – 2e étape : décision concernant les présentations additionnelles : fin février 2019

G - FINANCEMENT

La Société des Neurosciences ne prend pas en charge les frais d'inscription, ni les dépenses de voyage et de séjour des présidents et des orateurs de symposium travaillant en France. En contrepartie, la Société des Neurosciences a fait le choix de promouvoir la venue d’orateurs étrangers et de jeunes chercheurs par des actions incitatives :

• Exonération des frais d’inscription de tous les orateurs travaillant à l’étranger
• Participation au remboursement des frais de voyage ou de séjour des jeunes chercheurs orateurs, sélectionnés sur résumé, travaillant hors de France
• Attribution d’un certain nombre de soutiens financiers à des étudiants membres de la Société pour assister au colloque
• Tarifs d’inscription préférentiels pour les membres étudiants et post-docs.

Les organisateurs de symposium sont encouragés à chercher des sources de financement complémentaires s’ils souhaitent prendre en charge directement les frais de leurs orateurs.

Si vous soumettez une proposition, assurez-vous que tous vos partenaires connaissent ces conditions.

H - ACCORD

En soumettant une proposition, le candidat s'engage à avoir lu et accepté les conditions :

-de financement

Voir ci-dessus.

- de participation

• La proposition doit se conformer aux règles d'éthique pour la recherche scientifique en général, et en particulier pour la recherche humaine et animale.
• Le Comité scientifique ne prendra pas en compte les propositions incomplètes ou faisant appel à la participation de personnes non éligibles (voir la section Choix des présidents et orateurs).
• Chaque participant doit donner son consentement pour la proposition et s'engage à participer au colloque s'il est accepté. De ce fait, les orateurs acceptent les conditions de participation telles que définies par la Société des Neurosciences.
• Le Comité scientifique peut exiger des modifications en ce qui concerne les orateurs ou les sujets de proposition avant acceptation finale.
• Le Comité scientifique peut refuser tout changement de proposition après qu'elle ait été acceptée, et ainsi se réserve le droit de rejeter toute proposition qui ne correspondrait plus à la proposition initialement approuvée. Tout changement doit recevoir le consentement du Comité scientifique.
• La Société des Neurosciences n’est en aucun cas responsable du contenu d'une proposition.

ANNEXE 1 : DESCRIPTION DES FORMULAIRES DE PROPOSITION DE SYMPOSIUM

Liste d'informations nécessaires pour remplir les formulaires :

Page de description

Utilisez le menu déroulant pour indiquer s’il s’agit d’un symposium proposé par :

• un chercheur / enseignant-chercheur et ses collègues
• un club affilié à la Société, un GDR(i) ou un programme pédagogique
• une société savante

Titre du symposium : < 100 caractères, espaces inclus. En français et en anglais. N'utilisez pas d'abréviation.

Résumé (brief description) : < 500 caractères, espaces inclus. En anglais.

Description (objectives) : intérêts, caractère d'actualité et de nouveauté, choix des participants, choix du format (justifier votre choix si vous souhaitez ajouter une table ronde à la fin de la session) : < 1700 caractères, espaces inclus. En anglais.

Thèmes (domains) : utilisez le menu déroulant pour sélectionner un thème principal de neurosciences (deux choix maximum) :

• Développement et plasticité
• Signalisation, communications cellulaires
• Pathologies neurologiques et psychiatriques, thérapeutique expérimentale
• Neurosciences intégratives, physiologie sensorielle
• Neuroendocrinologie, neuroimmunologie
• Comportement, émotions, cognition, neuroéthologie
• Neurosciences théoriques et computationnelles

Pages présidents et orateurs : informations à transmettre :

Family name:
First name and initials of other names:
Ms/Mr
Title: Dr, Prof
Status : PhD student - junior scientist (aged <45) - senior scientist
Neuroscience society membership
Institution 1 (university, center, etc.):
Institution 2 (continued):
Institution 3 (continued):
Street:
Postal code (when preceding the city):
City:
Zip / Postal code (when following the city):
Country:
Phone:
Email address (mandatory):
Publications (maximum 3):

Information complémentaire à transmettre pour les orateurs seulement :

Titre de la présentation : < 100 caractères. En français et en anglais. N'utilisez pas d'abréviation.

ANNEXE 2 : LIENS UTILES

Membres du Comité Scientifique et du Comité Local d'organisation de NeuroFrance 2019.

Programme du colloque précédent.